使用Google进行时间管理

使用Google进行时间管理 by 月光博客

　 　本文主要讲的是工作方法的一个重要内容—"时间管理"，并且介绍了一个使用Google个性化主页来进行时间管理的简易方法。前一阵我们公司的相关时间 管理的培训给了我很大启发，促使我将这个好观念介绍给更多的人，同时结合我自己使用的Google工具来实现时间管理的方法，如果你想改善自己的工作效 率，那么请继续往下看。

　　时间管理的理论知识我就不介绍了，市场上关于这方面的书非常多，相关的培训也很多。简而言之，时间管理是就是如何更有效地安排自己的工作计划，掌握重点，合理有效地利用工作时间，其本质是管理个人，是自我的一种管理。时间管理的方法是通过良好的计划来完成的。

　　时间"规划"

　　提高工作效率最关键的部分是规划。规划你自己的工作计划和过程，充分利用有限的时间，这是高效完成自己工作的有效方法。

　　时间规划一般分为长期规划和短期规划，一般可以在年初制定本年计划，月初制定月计划，周一制定周计划。每天的工作计划一般也可以预先制定，但是由于工作内容的复杂性以及临时随机任务，每天的计划会非常难以管理。

　 　时间规划的难点是一天时间的规划和分类，一天一共24小时，除了上班时间外就是个人业余时间，上班时间的工作一般是一些日常工作或者临时任务，而业余时 间则是思维期，一些事情可以吃饭睡觉都在想，这些事情一般不是紧急事情，往往思考累计到一定阶段就可以水到渠成，轻松完成。下面我们主要讲讲工作时间的事 务细分。

　　时间"四象限"法

　　时间"四象限"法是目前很时髦的一种时间管理理论，我 参加的培训主要讲的就是这方面的内容。"四象限"法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本 上可以分为四个"象限"：既紧急又重要（如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等）、重要但不紧急（如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等）、紧急但 不重要（如电话铃声、不速之客、部门会议等）、既不紧急也不重要（如上网、闲谈、邮件、写博客等）。

　　重要紧急的事马上做，例如处理客户投诉、处理服务器故障等突发性问题，尽量以最短最快的时间内完成这些事情。

　　其次是做重要而不紧急的事，这一类的事情影响深远，例如学习新知识、新技能等，这类事情的效益是中长期的，科维提出的时间管理理论的的重点是把主要的精力和时间集中地放在处理重要但不紧急的工作上 。

　　紧急但不重要的事，要学会说"不"。 一个人的时间和精力是有限的，对于自己不重要的事情，能不做就不做，想办法将事情推脱给其它部门，拒绝或推脱工作要讲究技巧，不要直截了当，要委婉，用让 上级觉得确实是合理的理由来拒绝这个新增派的任务。一个人只有学会说"不"，他才会得到真正的自由。当然这并不等于推卸责任，如果确实需要自己来完成，那 么就使用最短的时间完成这些工作。

　　对于不重要也不紧急的事，尽量不去做。如果确实需要做，那么要严格限定时间，比如写博客，限定一个小时，时间一到就立刻停止写作，千万不要被无聊的人和无关重要的事缠住。

　　因此，只要我们把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上，合理安排时间，我们就能做到自己的长远规划，工作效率就会大幅提升，一段时间过后，等待你的就会是升职和加薪。

　　利用"Google个性化主页"进行时间管理

　　时间管理需要一个简单而有效的工具来实现，通过我对于Google在工作上的一些应用后发现，Google的个性化主页就可以完成时间管理。

　　我们需要的时间管理工具必须是基于网络的服务，因为我们上班和家庭使用的不是一台电脑，但我们需要看到同一个服务界面，通过Google帐户登录Google的个性化主页就可以实现这个功能。

　 　首先使用一个Google帐号登录个性化主页，将页面上默认的内容全部删除，然后点击"为本页添加更多内容"，搜索添加"天气"，"便条纸"，"书 签"，"待办事项"，然后把地址栏的zh-CN修改为en后找"Google Calendar"添加。这里最重要的一项是"待办事项"，请添加3个待办事项，分别命名为"重要事务"、"不重要事务"和"业余思考"，其中前两个是工 作时间处理的事务，在工作时间，每当接到一个新任务，都要按照"四象限"法将其分为重要且紧急，重要不紧急，不重要且紧急，不重要不紧急，添加一个新项目 后，将其级别调整为"高"则代表"紧急"，调整为"低"则代表"不紧急"，这时候我们看到的"Google个性化主页"应该是如下图的界面，这就是我们的 网络工作平台。

　　左边的"Google Calendar"可以用来写年计划、月计划、周计划等，中间的部分是当天的日工作计划，右边是一些杂项栏目，查看天气情况用来安排出行，便条纸可以用来记录"临时事情"，书签用来记录临时看到的网址。

　　在中间的当天工作计划中，优先处理上面的重要事务，其次是下面的不重要事务，要善于对"不重要事务"说"不"。

　 　这个工作平台是网络平台，在公司和家中都可以看到同一个界面，是一个简单有效的时间管理工具。当然我们应该清楚，Google只是一个工具，不要指望 Google能主动改变你的工作效率，关键在于个人，个人的观念能否转变，计划能否坚持。合理规划自己的工作，充分合理地利用每个可利用的时间，实现高效 地工作就不是一件难事。

　　最后，本文介绍的Google时间管理工具是一个较为简单的工具，如果你有什么更好更高效的工具，欢迎介绍给我们。

新强人语录 - 李若山

李若山，男，复旦大学教授，会计学专业博士生导师，号称中国审计第一人。现任复旦管理学院财务系系主任，整天过得逍遥自在的 "管院一霸"。

本学期在有限的六周审计学课里，频频爆出让人" 拍手称快"的话，这里转载收录一下。

1。 78界我们同学聚会，名单打印出来，很多人都是已故。为什么已故呢，都是枪毙的。当然现在还有很多还在里面。干我们这一行的，出来都是两院院士，做得好进医院，做不好进法院……

2。我有个 60岁的朋友，他估计能够活到90岁，是正常的直线折旧。但是后来，他请了一个小保姆，两年后就死了，这就是加速折旧。

3。和我一起毕业的许多同学大多数都成为了什么 CEO,CFO,CIO,CCO啊之类的，总是一个C加上结尾一个O ，什么？CCO不知道？Cheif Culture officer。我呢，是大学财务系的主任，也是个O，财务英文的第一个字母是什么？F 。然后大学是University，所以呢……UFO

4。我们知道审计师的独立性受到干预的话是无法客观出具审计意见的，比如有个审计师到公司去审计，公司的 CFO是个复旦毕业的小姑娘，审啊审啊审出感情来了，就结婚了，那怎么出具反对的审计意见报告，否则怎么回去和自己当老板的老婆交待？而且大家知道上海的家庭治理结构和别的地方是不一样的，是丈母娘领导下的太太负责制。在我家就是这样，家里大事听我的小事听她的。什么叫大事呢？打伊拉克就是大事，其余的都是小事。

5。中国第一代企业经理人是搞技术出身的，那个时候物资紧缺，生产出来不愁卖不掉。第二代经理人呢，是搞 ——我不知道中文怎么说——Marketing出身的。你们把marketing 叫做什么啊？（我们：市场营销）不对，叫忽悠！你们知道他们系的祖师爷是谁么？赵本山！

6。加班不报 OT有什么坏的后果呢？你不报加班时间以后安排time budget的时候就会更紧，然后别人不加班就没法按时完成，没法按时完成就没有奖金，没有奖金他就只好偷工减料，偷工减料审计报告的质量就会出问题，审计报告的质量出问题安达信就享年 88岁了。这个都是环环相扣的，好比没有天哪有地没有地哪有你没有你哪有我……

7。我们知道广告费用这个东西有个滞后效应，就是说你今天投下去要以后才看得到效果的。这个就好像青橄榄，青橄榄你们吃过伐？就是咬下去的时候有点苦涩的。小时候妈妈给我吃青橄榄，咬了一口苦苦的怎么这么难吃的啦，就丢到屋顶上面去了。嚼了一会儿以后突然觉得有甜甜的味道了。哦原来这个东西这么好吃啊，马上拿了个梯子爬到屋顶上面去找，找了半天没找到，只看到一个黑黑的东西。我想么大概是晒黑了，拿起来就吃，结果还是苦苦的。我去给妈妈看，妈妈说那是猫屎 ……

8。什么叫法人？法人就是被绳之以法的人。

9。我也发过一个 adverse审计报告，那家公司的财务报表对使用者会产生重大的误道，但是由于高超的处理，没有任何地方违反准则和法律的。结果实在没有办法怎么办？就用了杀手锏，Substance over Form (实质重与形式原则)。这个叫什么？这个就叫做欲加之罪，何患无词！

10。苦不苦，想想萨达姆。累不累，想想 CPA。

11。现在 10份验资报告9份是假的，哪里来这么多钱啊。出了事情法警上门，早上第一个来的把银行存款冻结，然后来了第二个，看看没有银行存款可以冻结了，就把电脑搬走查封。下午来了第三批，看看只好搬办公桌了。到后来来了第四批，就看到一个人坐在地上什么也没有了 ……

12。法警上门，说要查一份验资报告，这个没办法的，只好拿出来给他们看，同时买好香蕉苹果桔子摆了满满一大桌。法警看了 5分钟说你们的验资报告是假的，你们的银行存款已经被冻结了。事务所的一听就跳起来了，你现在还在吃我的香蕉诶！法警马上把香蕉放下来说那么我不吃了。你们还有一处房产两辆轿车，我们封条已经带来了这就下去贴掉……

13。验资报告都是拿一张发票。说上面这点都是我的资产。有哪些啊？毛巾面盆大脚桶，牙刷牙膏香肥皂，汤勺盆子压力锅，碗筷调羹切菜刀 ……(上海话)

14。大家别以为 4大那么好。一开始想想，本科一毕业，能拿个4、5 千，非常诱人，但仔细想想呢，每天工作到很晚，除一下，平均每小时工资并不多。再看看忙季的时候，起得比清洁工还早，睡得比小姐还晚。我知道一个男同学，晚上半夜2点中去厕所，大哭一把，哭完洗把脸继续工作。

15。以前和一个老板吃饭，

他问我：李老师啊，你是不是CPA 啊？

我说是啊，

"那你能不能帮我出一份审计报告啊？ "

"好啊，没问题啊 "

然后就签了engagement letter，我就去了，结果到他们财务部，说，你们的账在哪啊？

他说：等下。然后搬来了一个大马甲袋，打开一看，里面全是各种发票和其他凭证，说" 李老师啊，不好意思啊，我们不知道怎么做账，你既然来了就帮我们整理整理吧"。

我一看说" 哎呀，这个怎么做审计报告啊"

"哎呀李老师啊，那就不好意思了呀，我们是签了 engagement letter的啊，你不做是违约的啊"

然后我一气之下，出了份" 无法发表意见的审计报告"

他一看" 呀，这叫什么审计报告啊？"

我笑笑" 你不懂了吧，这就叫无法发表意见的审计报告，这个不好意思啊，我们是有engagement letter的啊，审计费还是要照付的，不然是违约啊"

16。我是复旦大学校委啊，有一次接到一封信，让我去参加校委会，这个是个光荣啊，我一大早就去了，看到那里空无一人，后来，走近来一个老人，鹤发童颜，相当有精神，一看就是那种成了精的人。

我马上上去，双手抱拳" 哎呀，老先生，请问您是哪里的啊？"

他清了清嗓子说" 我是导弹物理的，你是哪里的啊？"

"鄙人小李，是管院会计系的 "

老先生一听，马上上来抱住我的手说，" 哎呀，原来你是会计系的啊，我跟你商量个事啊，我有个孙子，要读你们会计的研究生，可以挖？"

"可以啊 "

"哎，会计真是一门伟大的学科啊，我们导弹物理，才 7、8位的数都难以做到精确无误，你们会计那个资产负债表啊，有时来个10 多位，加上2位小数，居然能精确到分啊，而且最强的是，居然两边能做到1分不差正好相等啊，真是个伟大的学科，我一定要让我孙子读会计。 "

"老先生你有所不知啊，我们会计的科目，有不少都是 "毛估估"估计出来的，并不是非常精确的"

老先生一听马上变脸" 什么？都是估计出来的，那你们会计也太不严谨了，估计出来的数字，怎么能放在年报上给人看，起码要做个说明吧，而且还两边划等号，应该划约等号！"

17。我们管院财务系有个非常好的 老师，由于练法轮功被抓进去了，我是系主任麻，就去探望他，结果他抱着我说"哎呀，其实李老师说的是对的啊！！！"显然这个" 李老师"不是我

18。现在我们国家的上市公司年报啊，虚假信息太多，骗骗小股民还好，怎么骗得了我们专家，一眼就看出他问题来了。后来有一家网站打电话给我，让我在他们网站上开一个专栏，叫 "若山股评"，没过一段时间，就写一段揭露上市公司虚假信息的文章，广受欢迎。但是后来，我晚上就开始接到恐怖电话，半夜铃响，拿起来 "喂"，只听到对面一点声音都没有，只听见沉重的呼吸声，那个时候真的很吓人的啊。然后刚挂掉，又打来了，还是什么话都不说，连续好几天都打来，我实在受不了了，打电话给网站，说 "我这个专栏不做了"他们问我为什么，我说：" 我要睡觉！！！"

19．卖你想要的，做你不愿做的，挣你挣不到的。

译言无法登录了

晚上在我订阅的Google Reader上看到了一篇不错的译言文章，想上去看看，没想到一直提示载入错误，连接超时。不知道出了什么问题。